SCHARRELDATA & ONVEILIGE SYSTEMEN

Hoe je het probleem van scharreldata aanpakt!

Vrijwel alle organisaties hebben last van scharreldata in onveilige systemen en op onveilige platforms. Met alle nieuwe wetgeving kan dit natuurlijk niet meer. En dat ook nog eens over verschillende divices zoals Laptops, Thumb drives, servers, Whiteboards. En hoeveel gele papiertjes, met belangrijke telefoonnummers en mail adressen plakken er wel niet op schermen, computers en deuren? Denk maar even out of the box!

Kern probleem. De mainframes en dergelijke zijn gecontroleerde data systemen. En dan de Excel lijsten! Het meest populaire datastore systeem van de wereld. Overal binnen organisaties zwerven ze rond en met belangrijke data. Maar waar zijn ze en welke gegevens bevatten ze? Met de nieuwe wetgeving rondom privacy wordt het tijd eens aan te pakken!

CASE 1: BUSINESS APP ON TOP OF SHAREPOINT

HET PROBLEEM:

Bij een onderwijsinstelling hebben medewerkers te maken met data over stakeholders, stage adressen en invloedrijke relaties. Omdat alle medewerkers zo handig zijn met Excel heeft iedereen zijn eigen “database” ontwikkelt. De primaire systemen bieden niet de functionaliteit om CRM processen te ondersteunen. Het inzetten van CRM software is wenselijk en de noodzaak is duidelijk, maar dat project staat voorlopig in de ijskast. Er zijn andere prioriteiten en het budget voor CRM is voor de komende jaren niet beschikbaar.

Maar met collectieve acties zoals bijvoorbeeld het verzenden van kerstkaarten is er ieder jaar weer een probleem. Het samenvoegen van alle lijsten en het ontdubbelen is geen sinecure en een tijdrovende klus! Maar er zijn veel meer obstakels en problemen met deze Excel bestanden.

DE OPLOSSING:

Vrijwel iedereen heeft toegang tot Office 365 BE met SharePoint en er is dus al een centraal platform voor digitale objecten! De SharePoint lijsten zijn dan weliswaar niet zo krachtig als een SQL server maar kunnen uitstekend worden ingezet voor het centraliseren van data. Met het ontwikkelen van teamsites op SharePoint weet ook iedereen waar deze lijsten zich bevinden. Met teamsites op SharePoint kunnen mensen samenwerken aan een centraal punt van opslag van digitale informatie. Dus ook SharePoint lijsten, een prima tabel structuur voor een relationele database!

De Excel bladen kunnen gemakkelijk worden geconverteerd naar deze SharePoint lijsten. Met SharePoint 2106 is het onderhouden van data in deze lijsten al een heel stuk gemakkelijker geworden dan in vorige versies. Op zich zou deze oplossing al prima kunnen werken. Om een gebruikers vriendelijke interface te ontwikkelen voor deze lijsten, een app on top of SharePoint, kan het gebruikers gemak nog verder worden verbeterd. Door SharePoint lijsten in te zetten voor data opslag met on top een business app om een gebruikers vriendelijke interface te bieden is er nu een centraal punt van data opslag voor alle disciplines!

Op de lange termijn is een CRM oplossing wenselijk, maar daarvoor is voorlopig geen budget beschikbaar. Er is nu een centraal punt voor data opslag, gemakkelijk toegankelijk en ook veilig. Uiteindelijk worden gegevens in SharePoint lijsten opgeslagen in een SQL server! SharePoint was tenslotte al in gebruik dus zijn de extra investeringen marginaal. Kortom dit is een prima oplossing waarmee men voorlopig vooruit kan. Het oplossen van het kerstkaarten probleem zorgt op zich al voor rendement.

UITDAGINGEN WAAR ORGANISATIES VOOR STAAN OM DATA VEILIG TE STELLEN EN IN CONTROL TE HOUDEN.

font_container=”tag:h1|text_align:center|color:%230072c5″ google_fonts=”font_family:Open%20Sans%3A300%2C300italic%2Cregular%2Citalic%2C600%2C600italic%2C700%2C700italic%2C800%2C800italic|font_style:600%20bold%20regular%3A600%3Anormal”][vc_row_inner][vc_column_inner width=”1/2″ css=”.vc_custom_1501298007844{padding-right: 25px !important;padding-left: 25px !important;}”][vc_single_image image=”1945″ img_size=”full” alignment=”center”][vc_column_text]

ONGECONTROLEERDE SYSTEMEN

Het huidige IT landschap ondersteund niet alle processen. Dus gaan mensen een oplossing zoeken voor de data opslag met de tools die ze hebben. Het probleem is dat deze systemen slecht in elkaar steken en er is geen back-up!

[/vc_column_text][/vc_column_inner][vc_column_inner width=”1/2″][vc_single_image image=”1811″ img_size=”full” alignment=”center”][vc_column_text]

SHARING EN MULTI-USER GEBRUIK

Data over verschillende platforms en ook nog eens over verschillende divices. Papiertjes, thumb drives, whiteboards. Denk maar out of the box! Wat wordt er aan data binnen organisaties gedeeld?

[/vc_column_text][/vc_column_inner][/vc_row_inner][vc_row_inner][vc_column_inner width=”1/2″][vc_single_image image=”1858″ img_size=”full” alignment=”center”][vc_column_text css=”.vc_custom_1502982951770{padding-right: 25px !important;}”]

HET CENTRALISEREN VAN SCHARREL DATA

Excel lijsten. Het meest populaire datastore systeem van de wereld. Overal binnen organisaties zwerven ze rond en met belangrijke data. Maar waar zijn ze en welke gegevens bevatten ze?

[/vc_column_text][/vc_column_inner][vc_column_inner width=”1/2″][vc_single_image image=”1812″ img_size=”full” alignment=”center”][vc_column_text css=”.vc_custom_1503879960860{padding-right: 25px !important;padding-left: 25px !important;}”]

INEFFICIENTE BUSINESS PROCESSEN

Lijstjes en papieren formulieren, houtje touwtje oplossingen en work arrounds! Overal kom je ze tegen en uiteindelijk werken ze zo goed dat niemand het probleem meer ziet!

[/vc_column_text][/vc_column_inner][/vc_row_inner][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_empty_space height=”30px”][/vc_column][/vc_row][vc_row css=”.vc_custom_1502983062711{padding-top: 0px !important;padding-right: 0px !important;padding-bottom: 0px !important;padding-left: 0px !important;}”][vc_column][vc_custom_heading text=”IN VRIJWEL ALLE ORGANISATIES ZIJN ER BUSINESS PROCESSEN, MET BELANGRIJKE DATA, DIE NIET WORDEN ONDERSTEUND DOOR HET HUIDIGE IT LANDSCHAP!” google_fonts=”font_family:Open%20Sans%3A300%2C300italic%2Cregular%2Citalic%2C600%2C600italic%2C700%2C700italic%2C800%2C800italic|font_style:600%20bold%20regular%3A600%3Anormal”][vc_column_text]Een medewerker van het bedrijf ontwikkelt op basis van een spreadsheet een “database” met uiteindelijk wel 10.000 regels aan data. Maar tijdens de ontwikkeling en het gebruik ontstaan er toch problemen en het systeem loopt zelfs vast. Omdat de medewerker de problemen niet weet op te lossen stapt hij/zij uiteindelijk toch naar de IT afdeling.

IT zegt; sorry, ik heb het niet gemaakt, ik heb het niet in mijn planning, ik was er niet bij betrokken, het is dus niet mijn probleem! Wij zorgen ervoor dat systemen blijven draaien, primair onze issue! Bovendien is het geen bedrijfskritisch urgentie of applicatie. Maar de “ontwikkelaar” stapt naar het management, dit is een systeem dat onze primaire processen ondersteund, dit moet operationeel blijven, IT moet hier support op geven. Het is tenslotte gemaakt met een van onze business apps, Excel, waar wij mee werken!

Uiteindelijk ligt het probleem dan toch op het bordje van de IT. Uiteindelijk worden alle onbekende ongecontroleerde individuele initiatieven de verantwoordelijkheid van de IT afdeling.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_empty_space height=”30px”][/vc_column][/vc_row][vc_row css=”.vc_custom_1503973589667{padding-top: 75px !important;padding-right: 50px !important;padding-bottom: 75px !important;padding-left: 50px !important;background-color: #217346 !important;}” font_color=”#ffffff”][vc_column width=”1/2″ css=”.vc_custom_1503973606084{padding-right: 30px !important;}”][vc_column_text]

Maar waardoor ontstaan deze situaties binnen organisaties en wie initieert ze?

Dit ontstaat doordat gebruikers een probleem hebben bij het ondersteunen van processen. Ze hebben geen tools en pakken dan een tool die wel voorhanden is. Om een oplossing te bouwen voor het ondersteunen van de processen kiezen ze een tool dat een onderdeel is van huidige geïnstalleerde business software. Tools die op zich al ongeschikt zijn worden ingezet om data te verzamelen en processen te ondersteunen.

Het systeem expandeert en de problemen worden steeds ingewikkelder omdat het aantal gebruikers en het aantal records toe neemt. plotseling heeft het systeem 30 gebruikers en 50.000 regels aan data. En alweer moet IT bijspringen en alle zeilen bij zetten om de bedrijfs kritische “applicatie” in de lucht te houden. Maar de basis en het fundament is en blijft zwak en is niet solide genoeg.

[/vc_column_text][/vc_column][vc_column width=”1/2″ css=”.vc_custom_1503973618481{padding-left: 30px !important;}”][vc_column_text]

Probleem is dat deze decentrale ongecontroleerde systemen slecht in elkaar steken, er is niet goed over nagedacht het heeft geen goede architectuur. Daardoor heeft IT haar handen vol de problemen te fixen, loopt achter de feiten aan en heeft geen goed beeld van de processen die moeten worden ondersteund. Bovendien wordt IT plotseling geconfronteerd met requests, nieuwe gebruikers wensen die dan binnen dat systeem moeten worden opgelost waardoor IT plotseling met maanden werk wordt geconfronteerd.

Maar de issues kunnen nog ernstiger zijn. Een medewerker klopt aan bij IT en zegt, onze kritische business oplossing werkt niet meer, waarschijnlijk is de schijf van de pc stuk en we hebben geen backup, kunnen jullie de data van wel 1000 records terug halen en veilig stellen? Dit zijn de nachtmerries van IT, zeer onwenselijk en bovendien datakillers. Op deze wijze kan er binnen de organisatie op heel veel plaatsen “scharreldata” ontstaan, maar wel data dat belangrijke informatie kan bevatten van klanten, leveranciers, stakeholders en andere relaties en partners.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_empty_space height=”30px”][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_custom_heading text=”VRIJWEL ALLE ORGANISATIES HEBBEN LAST VAN SCHARREL DATA IN ONVEILIGE SYSTEMEN EN OP ONVEILIGE PLATFORMS” font_container=”tag:h2|text_align:center” google_fonts=”font_family:Open%20Sans%3A300%2C300italic%2Cregular%2Citalic%2C600%2C600italic%2C700%2C700italic%2C800%2C800italic|font_style:600%20bold%20regular%3A600%3Anormal”][vc_column_text]

En dat ook nog eens over verschillende divices zoals Laptops, Thumb drives, servers, Whiteboards. En hoeveel gele papiertjes, met belangrijke telefoonnummers en mail adressen plakken er wel niet op schermen, computers en deuren? Denk maar even out of the box! Kern probleem. De mainframes en dergelijke zijn gecontroleerde data systemen.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/4″][vc_single_image image=”1815″ img_size=”full” alignment=”center”][vc_column_text]

Verborgen in documenten en andere paperbased archieven schuilen belangrijke data, voor niemand toegankelijk en niemand weet van het bestaan. O ja… beeldscherm data, je weet wel, die gele plakkertjes!

[/vc_column_text][/vc_column][vc_column width=”1/4″][vc_single_image image=”1967″ img_size=”full” alignment=”center”][vc_column_text]

Een DMS mag dan digitaal zijn, maar een DMS is geen database, vrijwel ontoegankelijke relevante gegevens zijn dus verstopt in digitale archieven! Er zijn geen records in een DMS!

[/vc_column_text][/vc_column][vc_column width=”1/4″][vc_single_image image=”1968″ img_size=”full” alignment=”center”][vc_column_text]

Excel! Je moet er maar zin in hebben. De meeste computer gebruikers houden niet zo van puzzelen met business processen. Ze willen gewoon lekker werken met handige tools!

[/vc_column_text][/vc_column][vc_column width=”1/4″][vc_single_image image=”1973″ img_size=”full” alignment=”center”][vc_column_text]

Dropboxen en cloud drives, zowel business als personal gemakkelijk in te stellen en in gebruik. Mooi opgeborgen en overzichtelijk. Maar je kunt er natuurlijk niets mee!

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_empty_space height=”30px”][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_custom_heading text=”WORK AROUNDS ONTSTAAN ALS BUSINESS PROCESSEN NIET WORDEN ONDERSTEUND DOOR HET HUIDIGE IT LANDSCHAP” google_fonts=”font_family:Open%20Sans%3A300%2C300italic%2Cregular%2Citalic%2C600%2C600italic%2C700%2C700italic%2C800%2C800italic|font_style:600%20bold%20regular%3A600%3Anormal”][vc_column_text]Primaire systemen en databases op geavanceerde en kostbare systemen en servers, zoals ERP oplossingen, zijn niet in staat om tegemoet te komen aan de wensen van gebruikers en medewerkers om betrekkelijk eenvoudige processen te ondersteunen. De oplossingen worden te kostbaar en hebben een te lange ontwikkel tijd.

Maar de behoefte om eenvoudige processen te ondersteunen blijft. Als de primaire geavanceerde systemen de wensen van gebruikers niet kunnen vervullen gaan ze uiteindelijk de onwenselijke tools inzetten en eigen oplossingen bedenken met de tools die wel beschikbaar zijn. Het is niet wenselijk dat decentrale individuele onveilige systemen op onveilige platforms omvangrijke data bevatten.

Veel houtje touwtje oplossingen of systemen en workarounds zijn na jarenlang gebruik zo vertrouwd geworden dat niemand het probleem meer ziet.

Vaak heb je in new business processen te maken met een 1 op 1 relatie. Een verkopende- en een kopende- partij. Maar wat als het verkoop proces ingewikkelder is. Om het uiteindelijke doel te behalen, het verkopen van de opdracht zijn vele relaties betrokken. Allerlei samenwerkingen en relatie verbanden moeten in kaart worden gebracht en worden beïnvloed met informatie. Met behulp van documenten in Word werden de verschillende relaties in kaart gebracht en verbanden gedocumenteerd. Maar omdat aan iedere individuele relatie actie punten, e-mail, bezoekverslagen en telefoon notities worden geïnitieerd was het overzicht vaak zoek. Omdat een van de relatie verbanden ook nog eens betrokken kon zijn bij meerdere projecten is het lastig om te voorkomen dat er per ongeluk dubbele acties werden uitgevoerd. Het aanleveren van de Sales Qualified Leads is bovendien geoutsourcet. Er ging wel eens wat mis met de communicatie en belangrijke zaken gingen ook wel verloren in de brei van gegevens.[/vc_column_text][/vc_column_inner][vc_column_inner width=”1/4″][vc_single_image image=”1968″ img_size=”full”][/vc_column_inner][/vc_row_inner][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/4″][vc_single_image image=”1860″ img_size=”full”][/vc_column][vc_column width=”3/4″][vc_column_text]DE OPLOSSING

Op basis van een SQL server is er een business App ontwikkelt dat exact aansluit op deze problematiek. Relatie records kunnen met elkaar worden verbonden en die weer verbonden aan projecten. Alle verbindingen zijn overzichtelijk weergegeven. Het is een robuuste en solide cloudoplossing geworden. krachtig is dat het systeem werkt met popup schermen waardoor je niet steeds de “weg kwijt bent” als je zoekt naar relatie verbanden. Bovendien kun je in deze popup schermen direct wijzigingen doorvoeren. In plaats van een plat digitaal archief hebben we nu een bijzonder krachtige relationele database waarmee er complexe relatie en project relaties kunnen worden weergegeven. Het is nu ook veel gemakkelijker geworden om rapporten te maken en dashboards te faciliteren waarmee er analyses en prognoses kunnen worden gemaakt. Dat gebeurde voorheen in losse Excel programma’s. Nu gaat dat automatisch![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_empty_space height=”30px”][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”5/6″][vc_column_text]
Komende jaren gaan business apps steeds meer bijdragen aan de successen van organisaties doordat ze werk processen op een eenvoudige manier kunnen optimaliseren en ondersteunen. Soms zijn dat processen waarvan het direct helder is dat een App een aanzienlijk voordeel oplevert. Maar als mensen al jaren op een bepaalde manier dingen doen ligt het veranderen niet zo voor de hand. Het kost dan meer energie en tijd om die processen te veranderen.

Vanuit een helicopterview kijken welke processen een stuk handiger kunnen kan wel eens lastig zijn omdat mensen soms een beetje “bedrijfsblind” zijn geworden. Ze zijn immers al zo handig geworden met de “houtje touwtje” oplossing. Maar het hebben van een leuke App is geen doel op zich. Het is van belang een gedegen strategisch plan te maken hoe een App kan bijdragen in het verbeteren van processen en daarmee het optimaliseren van bijvoorbeeld klant tevredenheid en dienstverlening of interne communicatie.
[/vc_column_text][/vc_column][vc_column width=”1/6″][vc_single_image image=”1577″ img_size=”full”][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_empty_space height=”30px”][/vc_column][/vc_row]