PowerApps Tutorial: Antwoordservice 6.0

SalesGRO Navigator is sparringpartner voor New Business Development. Sinds 2009 begeleiden wij onze opdrachtgevers bij de realisatie van lean & mean management. Communicatie staat aan de basis van iedere organisatie. Het helpt om connecties te maken, beter te luisteren naar jouw doelgroep en om te blijven groeien. De juiste communicatiestrategie speelt een belangrijke rol bij het behalen van de gewenste doelen. En daar mag je best wat hulp bij vragen. Opdrachtgevers vinden in APPARENTCALLS een markante en betrokken business partner bij het ontwikkelen en het verbeteren van telefonisch klantcontact. Vanuit passie en professie adviseren wij bij het maken van goede keuzes in: Vernieuwen, veranderen en verbeteren. Mensen maken het verschil, eenieder met zijn eigen unieke talent en passie. Willem Blom: Inspirator in Acquisitie, New Business Development over (koude) acquisitie. Hierbij is “The Tone of Voice” niet alleen muzikaal maar cruciaal.

De vraag van SalesGro aan 365 Cloud House

Hoewel de processen van antwoordservice geen hogere wiskunde is hebben we toch het een en ander onder de loep genomen. De wensendefinities waren vrij snel duidelijk. Een belangrijk gegeven was dat we gegevens van klanten-van-klanten wilden opnemen in het systeem, zodat we niet steeds weer opnieuw om de gegevens hoeven te vragen van repeterende bellers, ook al belden ze maar een paar keer per jaar. We wilden een systeem dat rapportages kon maken van aantal berichten per klant per maand voor bijvoorbeeld de facturering. Natuurlijk moest het systeem met een paar klikken berichten kunnen registreren en automatisch verzenden met een mail of sms. Werknemers, waar berichten naar worden verzonden, krijgen dus een mail of sms van een bellende klant. Maar soms wil de klant dat er een cc gaat naar secretariaat, collega of manager. Het systeem moest dus ook zo slim zijn dat dit automatisch werd verzonden. Maar de primaire vraag was; kan 365 Cloud House een App maken dat repeterende bellende klanten kan registreren en snel oproepen.

Uitvoering

We ontwikkelden een Flow van het aannemen van een gesprek tot het verzenden van de mail of sms. De stappen in de Flow; Opdrachtgever selecteren, repeterende beller selecteren, werknemer selecteren en bericht noteren. Vervolgens wordt er een mail aangemaakt met Outlook en verzonden naar de werknemer van de opdrachtgever. Ieder moment kan de Flow worden onderbroken voor het aanmaken van een nieuwe werknemer of een nieuwe repeterende beller. In de Flow kunnen ook stappen worden overgeslagen zoals het selecteren van een repeterende beller. Na het verwerken van een bericht navigeert het systeem de gebruiker naar de start van een nieuwe Flow. De tools en Apps die gebruikt zijn: PowerApps, Outlook en Microsoft Flow. Database: SQL server.

Het ééne moment is uw opdrachtgever een ZZP er. Alle verwerkte berichten worden altijd naar dezelfde persoon verzonden. Het maakt niet uit wie het bericht aan neemt. Met de workflow procedure worden berichten altijd verzonden naar dezelfde persoon, maar wel met een vriendelijke groet van de persoon die het bericht heeft verwerkt. Klantvriendelijk!

Het andere moment heeft uw opdrachtgever werknemers in dienst waarvoor berichten moeten worden afgehandeld. Daarom kunnen er “werknemers” worden aangemaakt. Het doel is dat inkomende berichten automatisch worden verzonden naar de juiste werknemer. Van iedere werknemer wordt het mail adres opgenomen. Opdrachtgevers hoeven dus intern berichten niet meer te verwerken of door te zenden.

De voordelen van een cloudoplossing

Dit laat echt de voordelen van de cloud zien” aldus Willem Blom van SalesGro. Zonder een enkele aanpassing van de bestaande infrastructuur is de nieuwe oplossing in gebruik genomen. We werken al een tijdje met Office 365 in de cloud en we hadden voor PowerApps dan ook geen licenties nodig. Met Office 365 abonnementen ben je ook eens af van het kopen van licenties om bij te blijven, dat gaat nu allemaal automatisch. Een stuk minder zorg over beheer dus. Met SharePoint hebben we bovendien een handig “bureaublad” van waaruit alle Apps kunnen worden geactiveerd. Werk je een dag thuis dan maakt dat niets meer uit. Office 365 reist met je mee de hele wereld over!

Wat een super smooth interface! Met een paar klikken ben je op je bestemming en heb je een taak volbracht. ICT is bij ons natuurlijk geen doel op zich, we willen software waar iedereen mee kan werken. Maar het is een krachtige oplossing op basis van een SQL server, dus de hoeveelheid aan data is geen enkel probleem. Het is ook niet ingewikkeld om eventuele gebruikerswensen te realiseren en we hebben deze oplossing op basis van software als een service. Een vaste prijs per gebruiker per maand, dat is trouwens ook heel flexibel!

Wilt u ook meer veerkracht en slimmer werken?

Wilt U meer veerkracht met een handige business app? Neem dan vandaag contact met ons op om te brainstormen!

CONTACT

PowerApps voorbeelden: Flow & Formulieren

Stap 1 in de Flow: selecteer de opdrachtgever waarvoor wordt gebeld…

Stap 2 in de Flow: selecteer een repeterende “beller”

Stap 3 in de Flow: schrijf het bericht en stuur de mail naar de opdrachtgever

Antwoordservicebureaus vragen keer op keer, aan dezelfde klant – relaties, opnieuw de gegevens zoals het telefoonnummer, bedrijfsnaam en mailadres en andere gegevens. Antwoordservicebureaus herkennen geen repeterende bellende klanten van hun klanten. Dat is natuurlijk geen klantvriendelijkheid 6.0. Door repeterende bellende relaties van opdrachtgevers op te nemen in een database hoeven medewerkers niet steeds opnieuw naar de bekende weg te vragen. Het herkennen van klanten van opdrachtgevers levert een sterk staaltje van klantvriendelijkheid op waarmee antwoordservicebureaus zich kunnen onderscheiden van de rest. Bovendien levert het weer een besparing op van tijd en elimineert het vooral mogelijke fouten in berichten. Met de PowerApp Floortje van 365 CloudHouse kan SalesGro niet alleen alle berichten gemakkelijk verwerken en ervoor zorgen dat de facturering soepeltjes verloopt maar ook nog eens Antwoordservice verzorgen met een hoge mate van klantvriendelijkheid.

Hebben wij u kunnen inspireren met deze PowerApps voorbeelden en wilt u even brainstormen en sparren? Ik hoef u dan natuurlijk niet aan te moedigen om mij te bellen, een mail te sturen of een Microsoft Team sessie te starten. Ik heb vast een goede tip voor u om uw besluitvorming een stevig fundament mee te geven, of stel u de juiste vragen om u nieuwe inzichten te verschaffen waar u mogelijk nog niet aan hebt gedacht!