Hoe SalesGro antwoordservice klantvriendelijker maakte...

Communicatie staat aan de basis van iedere organisatie. Het helpt om connecties te maken, beter te luisteren naar jouw doelgroep en om te blijven groeien. De juiste communicatiestrategie speelt een belangrijke rol bij het behalen van de gewenste doelen.

En daar mag je best wat hulp bij vragen. Bovendien delen wij met plezier onze kennis, bijvoorbeeld hoe jij “The Cold Call” kan inzetten voor new business. Of hoe jij Social Selling kunt inzetten om nieuwe klanten aan te trekken.

Opdrachtgevers vinden in SalesGro een markante en betrokken business partner bij het ontwikkelen en het verbeteren van telefonisch klantcontact en is sparringpartner voor New Business Development.

De vraag van SalesGro aan 365 Cloud House

Een belangrijk gegeven is dat we gegevens van klanten-van-klanten willen opnemen in het systeem, zodat we niet steeds weer opnieuw om de gegevens hoeven te vragen van repeterende bellers, ook al bellen ze maar een paar keer per jaar. We willen bovendien een systeem dat rapportages kan maken van aantal berichten per klant per maand voor bijvoorbeeld de facturering.

Natuurlijk moet het systeem met een paar klikken berichten kunnen registreren en automatisch verzenden met een mail of sms. Maar soms wil de klant dat er een cc gaat naar secretariaat, collega of manager. Het systeem moet dus ook zo slim zijn dat dit automatisch wordt verzonden. Kan 365 Cloud House een App maken dat repeterende bellende klanten kan registreren en snel oproepen.

Uitvoering

We ontwikkelden een Flow van het aannemen van een gesprek tot het verzenden van de mail of sms. De stappen in de Flow; Opdrachtgever selecteren, repeterende beller selecteren, werknemer selecteren en bericht noteren. Vervolgens wordt er een mail aangemaakt met Outlook en verzonden naar de werknemer van de opdrachtgever. Ieder moment kan de Flow worden onderbroken voor het aanmaken van een nieuwe werknemer of een nieuwe repeterende beller.

In de Flow kunnen ook stappen worden overgeslagen zoals het selecteren van een repeterende beller. Na het verwerken van een bericht navigeert het systeem de gebruiker naar de start van een nieuwe Flow. De tools en Apps die gebruikt zijn: Power Apps, Outlook en Microsoft Flow. Database: SQL server.

Het ééne moment is uw opdrachtgever een ZZP er. Alle verwerkte berichten worden altijd naar dezelfde persoon verzonden. Het maakt niet uit wie het bericht aan neemt. Met de workflow procedure worden berichten altijd verzonden naar dezelfde persoon, maar wel met een vriendelijke groet van de persoon die het bericht heeft verwerkt. Klantvriendelijk!

Het andere moment heeft uw opdrachtgever werknemers in dienst waarvoor berichten moeten worden afgehandeld. Daarom kunnen er “werknemers” worden aangemaakt. Het doel is dat inkomende berichten automatisch worden verzonden naar de juiste werknemer. Opdrachtgevers hoeven dus intern berichten niet meer te verwerken of door te zenden.

De voordelen van een cloudoplossing

” Dit laat echt de voordelen van de cloud zien. Zonder een enkele aanpassing van de bestaande infrastructuur is de nieuwe oplossing in gebruik genomen. We werken al een tijdje met Office 365 in de cloud en we hadden voor PowerApps dan ook geen licenties nodig. Met het Office 365 abonnement hoef je ook nooit updates te kopen.

Met SharePoint hebben we bovendien een handig “bureaublad” van waaruit alle Apps kunnen worden geactiveerd. Werk je een dag thuis dan maakt dat niets meer uit. Office 365 reist met je mee de hele wereld over!”

“En wat een heerlijke interface! Met een paar klikken ben je op je bestemming en heb je een taak volbracht. ICT is bij ons natuurlijk geen doel op zich, we willen software waar iedereen mee kan werken. Maar het is een krachtige oplossing op basis van een SQL server, dus de hoeveelheid aan data is geen enkel probleem.

Het is ook niet ingewikkeld om eventuele gebruikerswensen te realiseren en we hebben deze oplossing op basis van software als een service. Een vaste prijs per gebruiker per maand, dat is trouwens ook heel flexibel!”

Wilt u ook meer veerkracht en slimmer werken?

Wilt U meer veerkracht met een handige business app? Neem dan vandaag contact met ons op om te brainstormen!

CONTACT

PowerApps voorbeelden: Flow & Formulieren

Stap 1 in de Flow: selecteer de opdrachtgever waarvoor wordt gebeld…

Stap 2 in de Flow: selecteer een repeterende “beller”

Stap 3 in de Flow: schrijf het bericht en stuur de mail naar de opdrachtgever

Antwoordservicebureaus vragen keer op keer, aan dezelfde klant – relaties, opnieuw de gegevens zoals het telefoonnummer, bedrijfsnaam en mailadres en andere gegevens. Antwoordservicebureaus herkennen geen repeterende bellende klanten van hun klanten.

Dat is natuurlijk geen klantvriendelijkheid 6.0. Door repeterende bellende relaties van opdrachtgevers op te nemen in een database hoeven medewerkers niet steeds opnieuw naar de bekende weg te vragen.

Het herkennen van klanten van opdrachtgevers levert een sterk staaltje van klantvriendelijkheid op waarmee antwoordservicebureaus zich kunnen onderscheiden van de rest. Bovendien levert het weer een besparing op van tijd en elimineert het vooral mogelijke fouten in berichten.

Volg onze business page op LinkedIn voor het laatste nieuws!

De vraag van SalesGro aan 365 Cloud House

Uitvoering

De voordelen van een cloudoplossing

Wilt u ook meer veerkracht en slimmer werken?

PowerApps voorbeelden: Flow & Formulieren

SPARREN & BRAINSTORMEN OVER UW VRAAG?