Hoe HES de werkbonnen digitaliseerde...

Power Apps tutorial: werkbonnen digitaal verwerken op klantlocatie

Haakman’s Equipment Service onderhoudt en repareert alle gereedschappen en machines in bedrijven zoals; autogarage, truckgarage, landbouwmechanisatiebedrijf, poetsbedrijf of schadeherstelwerkplaats.

Van hefbrug tot krik, van compressor tot leidingnet, olieopslag en leidingwerken, stofafzuigng, je kunt het zo gek niet bedenken of Haakman heeft er verstand van.

Dat komt door de 40 jaar ervaring en de diversiteit van vraagstukken. Ook voor verplaatsen, reparatie en keuringen aan alle merken hefbruggen kunt u contact opnemen met Haakman. Haakman is trouwens een erkend bedrijf voor het keuren van hefbruggen volgens het RAI-keurmerk.

De vraag van aan 365 Cloud House

Hoe kunnen wij de werkbonnen en concept facturen digitaal verwerken op klantlocatie

Stel je het scenario eens voor. Service engineers op diverse locaties over heel Nederland, allemaal met werkbonnen over uitgevoerde reparaties van hefbruggen bij garages en met offline prijslijsten van artikelen die ze gebruiken tijdens de werkzaamheden. Uiteindelijk moeten al die werkbonnen handmatig worden ingetikt in een systeem voor de productie van facturen.

Zoals zoveel bedrijven zonder de luxe om geboren te worden in een papierloze, volledig digitale wereld, was dit de situatie waar Haakman’s Equipment Service elke dag mee te maken kreeg. Tijdrovende handmatige invoer met de kans op menselijke fouten en het gevaar van margeverlies door het ontbreken van een actuele prijslijst op locatie bij de productie van een concept-factuur. Hoe kunnen we deze processen optimaliseren?

Uitvoering

Een Flow om de orderstromen te bewaken

We bedachten een WorkFlow van Service aanvraag tot order. Daarmee bewaakt HES de orderstromen omdat er geen papieren pakbon meer bestaat. Dat implementeerde we in ons bestaande CRM oplossing, FLORIS CRM. Wij maakte keliene aanpasingen zoals een prikklok voor de werkuren.

Met tablets op basis van 4g worden de gegevens verwerkt

Als het werk is afgerond kan een concept factuur worden gemaakt met de materialen en arbeidsloon. Op kantoor geeft Floris overzicht van de orderportefauille en daar maak je gemakkelijk een factuur van.

Samenwerken aan planning en uitvoering. Een service engineer heeft tijd over.

Dus kijkt hij op zijn tablet welke objecten er zich in een straal van 20 kilometer bevinden.

In de Cloud werken levert een sterk staaltje van samenwerken op.

Als de buitendienst medewerker een issue heeft verwerkt verdwijnt deze van de binnendienst planning.

Geen e-mail verkeer en zonder een telefoontje te plegen!

Minder urenverlies, optimale route, actueel inzicht voorraad en gewerkte uren.

De kracht van het Microsoft Power Platform

Samenwerken op het Office 365 platform

“Dit laat echt de voordelen van de cloud zien, zonder een enkele aanpassing van de bestaande infrastructuur is de nieuwe oplossing in gebruik genomen. Op de aanschaf van de nieuwe tablets na was er geen enkele investering voor hard- soft-ware noodzakelijk. We hebben tevens de overstap naar Office 365 gemaakt met SharePoint. Nu kunnen we echt alle documenten delen in de cloud.

Gemakkelijk op en af schalen

We zijn heel flexibel als het gaat om uitbreiding van het aantal werkplekken. Binnenkort hopen we een extra werknemer te kunnen aannemen om de werkdruk op te vangen. Dat betekent dat we enkel voor een persoon extra licenties aanvragen. Dat kan zelfs worden afgesloten op basis van abonnementen per maand.”

Tijd overhouden, kosten besparen en de printer buitenspel zetten?

Meer tijd overhouden, kosten besparen en de printer buitenspel zetten? Dat is trouwens maatschappelijk verantwoord ondernmemen & geld besparen! Neem dan vandaag contact met mij op voor een presentaie van deze oplossing. Bel Frans op 06-409 549 40.

PLAN NU EEN AFSPRAAK MET TEAMS

Resultaat

Professioneel veilig verwerken van klantgegevens

“Wij maken een zeer professionele indruk met het veilig verwerken van klantgegevens. Bij de klant een conecpt factuur maken is maar een kleine inspanning. Op kantoor is het verwerken van de orders een heel stuk eenvoudiger geworden.”

Orderbewaking en iedereen dezelfde online prijslijst

“Heldere overzichten bewaken de order processen en de service aanvragen en in welke status zij zich bevinden.

De prijzen zijn gekoppeld aan het artikel bestand waarmee we de order opmaken en daardoor werken we allemaal met dezelfde prijslijst.”

Voorbeeld formulieren

Speed op your work a little… met een handige flow wordt de procedure van service aanvraag, orderverwerking en factureren gecontroleerd.

Als eerste wordt er een service aanvraag in de flow opgenomen. Daardoor worden de aanvragen inzichtelijk en het verloop daarvan. Het is bovendien een uitstekend controle middel op de orderstromen. Van iedere service aanvraag moet een order worden opgemaakt.

Vervolgens “Pinnen” we een order aan deze service aanvraag. Service engineers krijgen op hun tablet de toegewezen services tickets. Zo weten ze exact welke aanvragen moeten worden verwerkt.

Na het oplossen van een storing of inspectie wordt op locatie op de tablet de order verwerkt. Met een prikklok zijn de gewerkte uren opgeslagen. Er wordt een concept factuur opgemaakt.

Eerst opschrijven en later verwerken leidt vaak tot fouten

Bijvoorbeeld omdat notities onleesbaar zijn geworden. Data direct verwerken als data wordt geïnitieerd is veel slimmer.

Minder stress, zo’n berg papier op jouw bureau, op kantoor

Als je de gegevens op locatie verwerkt is de berg papier op jouw bureau in no time verdwenen en kun jij je bezig houden met nuttige dingen.

FOLLOW US ON LINKEDIN

NAAR LINKEDIN PAGE