PowerApps Tutorial: Elimineer tijdrovende werkbonnen en pakbonnen en ga digitaal met het gemak van de barcode scanner op tablet en smartphone.
U hebt service monteurs in dienst die op locatie werkzaamheden uitvoeren en werkbonnen invullen. U hebt inspecteurs die op locatie onderzoek doen en rapporten maken. Uw organisaties is “geboren” in een tijdperk dat “de cloud” nog niet bestond en er nog nauwelijks divices waren die verbonden zijn met het internet. Mogelijk werkt u dan nog met werkbonnen, pakbonnen en rapporten. Overstappen naar een digitale omgeving kan een kostbare aangelegenheid zijn. Vooral als er software op maat moet worden gemaakt.
Maar met het PowerPlatform van Microsoft maakt U in no time geavanceerde oplossingen voor het verwerken van data op locatie met Tablet of SmartPhone en kan de papieren rompslomp overboard. Het gebruik van de Barcode Scanner kan dan een reuze handige tool zijn om gegevens te verwerken. In deze PowerApps Tutorial leggen we uit hoe U een Barcode Scanner kan verwerken in een systeem waarbij service aanvragen worden verwerkt. Maar deze case kent veel overeenkomsten met andere branches waarbij het verwerken van data op locaties enorm veel voordelen heeft.
HET DIGITALE FORMULIER MET GEGEVENS EN DE SCANNER KNOP
DE UITDAGING
Bij het verwerken van service aanvragen (tickets) heeft u te maken met materialen en arbeidsloon. De meest gebruikte Artikelen zijn op voorraad en staan dus in het bestand. Maar het kan ook zijn dat U in een locale bouwmarkt iets koopt om een probleem op te lossen. Op locatie heeft U te maken met Artikelen die U kunt scannen maar ook nieuwe die u wilt toevoegen aan het Artikel bestand.
HET IDEE ACHTER DEZE OPZET
ACTIVEER DE SCANNER
Met een “Knop” in uw PowerApps App zet u de scanner aan het werk.
CHECK ARTIKEL DATABASE
Check in de database of dit Artikel bestaat.
ADD ARTIKEL DATABASE
Artikel in database = False: Navigeer gebruiker naar formulier “Nieuw Artikel”
Artikel in database = True: Ga naar…
TRIGGER EEN FLOW
Haal met SQL query in Flow het Artikel op en bewaar de gegevens in een “Collection” in de PowerApps App.
NAAR HET ``MANDJE``
Navigeer de gebruiker naar formulier met de Artikel gegevens voor invullen van aantal items.
ADD WERKBON
Voeg het Artikel toe aan de werkbon.
Factuur maken?
Wilt u facturen maken met PowerApps? Lees dan dit blog!
PowerApps tutorial hint:
De Barcode Scanner werkt alleen in Android en iOS. Gebruik in uw Windows development omgeving een “Knop” om alles te testen. Daarna kunt u het “Event” verplaatsen naar het Barcode Scanner “On scan” event.
ARTIKEL DATA OPHALEN MET FLOW
Hoe houdt u de performance hoog?
Waarom gebruiken we hier een Flow? Het werken met Flow heeft zo zijn voordelen. Allereerst kunnen we daarmee het aantal “LookUp” naar de server elimineren met het gebruik van “Collections”. Bijzonder is dat we voor het ophalen van de data maar één bezoek maken naar Flow en Flow ook maar eenmaal de SQL-server aanroept voor alles wat we aan data nodig hebben. Hierdoor zijn de prestaties ongekend goed.
U wilt natuurlijk niet het hele Artikelbestand laden in een PowerApps “Collection”. Daarvoor gebruikt u een “Variable” om te filteren, maar doe dat als laatste stap in uw Flow. Gebruik voor het testen een “ArtikelId”.
Neem de “Action” “Excecute a SQL query (V2)” op in uw Flow en bouw uw SQL query.
Denk er aan dat de velden geen “NULL” waarde bevat! bent u niet zo heel handig met SQL maar wel met Access?
PowerApps Tutorial Tip
Bent u niet zo handig met SQL? Koppel dan Access aan de SQL server. Met de Access interface maakt u heel gemakkelijk uw query’s. Er zijn wel een aantal kleine verschillen. Ook kunt u alvast testen of zo’n query goed werkt. Sowieso kan een Access koppeling reuze handig zijn voor het bewerken van data.
FLOW TESTEN EN OUTPUT OPHALEN VOOR RESPONSE SCHEMA
U gebruikt de action “Response” om de data terug te geven aan PowerApps. Daarvoor hebben we een schema nodig. Dat kunt u eenvoudig “Knippen” uit de “OUTPUTS” en dat ziet er zo uit. Alle gegevens tussen en met de [ ] tekens.
Start nu de test en haal het schema op uit de “OUTPUTS?” van uw “Execute a SQL query”.
RESPONSE OPNEMEN IN FLOW
“Plak” het schema in “Generate from Sample”. van de “Response” action.
Selecteer “ResultSets Table1” in de “Dynamic content” als “Body”.
En vergeet natuurlijk niet als laatste uw “Artikel variabele” op te nemen in uw Flow om te filteren.
Uw Flow om het Artikel op te halen uit de database is compleet. Tijdens het scannen haalt u het Artikel op met een Flow en plaatst de gegevens in een “Collection” en dat is dan weer de basis voor het formulier “Artikel toevoegen aan de werkbon”.
DE SCANNER TOEVOEGEN
Selecteer het “Control” Barcode scanner in de “TAB” Media. De Barcode Scanner werkt alleen met de Android en iOS divices. Het is dus niet mogelijk iets te testen in de Windows omgeving. Maar u kunt natuurlijk met een “Knop” werken en de code later kopiëren naar het “Control Barcode Scanner”.
ONSCAN EVENT
Set(setArtikelSubject,bs_orderViewArtikelAdd.Value);
Set(setArtikelId,LookUp(‘[Access].[tbl_artikelen]’,tbl_artikelSubject = setArtikelSubject,tbl_artikelId));
Als U een Artikel gaat scannen en toevoegen aan de Order wilt u eerst weten of het Artikel bestaat in de Database.
- Plaats de scangegevens naar de variable setArtikelSubject
- Zoek in het bestand naar de scangegevens en plaats het unieke record ID in de variable setArtikelId
Artikel niet in de database?
Artikel niet in de database? Dan navigeert u de gebruiker naar het formulier “Nieuw Artikel”.
If(
IsBlank(setArtikelId),
Navigate(
frm_artikelBestandAdd,
ScreenTransition.None
),
Artikel in de database?
Artikel in de database? Dan navigeert u de gebruiker naar het formulier “Productie – Artikel toevoegen”. Hier kan de gebruiker de aantallen invullen. Met de “Knop Toevoegen” wordt het Artikel verwerkt in de “Digitale Werkbon”.
ClearCollect(artikel, FlorisScanner.Run(setArtikelId));
Navigate(frm_artikelAddOrder,ScreenTransition.None);
Concurrent(
Set(setPrijs,LookUp(artikel,tbl_artikelId = setArtikelId,tbl_artikelVerkoop)),
Set(setBTW,LookUp(artikel,tbl_artikelId = setArtikelId,tbl_kzlBTW)),
Set(setDetails,LookUp(artikel,tbl_artikelId = setArtikelId,tbl_artikelDetails))
)
)
SUBMIT DATA
Data verwerken en formulier sluiten.
Set de “Default” waarden van de velden op de juiste Variable zodat alle gegevens worden ingevuld.
Gebruik Submit om de data te verwerken en het formulier te sluiten.
Hebben wij u kunnen inspireren met deze PowerApps tutorial en wilt u even brainstormen en sparren? Ik hoef u dan natuurlijk niet aan te moedigen om mij te bellen, een mail te sturen of een Microsoft Team sessie te starten. Ik heb vast een goede tip voor u om uw besluitvorming een stevig fundament mee te geven, of stel u de juiste vragen om u nieuwe inzichten te verschaffen waar u mogelijk nog niet aan hebt gedacht!