PowerApps Cursus: “Brieven opmaken met Word templates”
Waarom zou je weer ouderwets, “Paper Based” brieven gaan versturen? Customer Engagement gaat onder andere over het hebben van “Een goede persoonlijke relatie”. Juist in deze wereld waarin we werken aan sterke digitale relaties snakt men naar een beetje persoonlijk contact! Dus laten we weer eens wat Paper Based gaan communiceren.
Maar hoe maak je in een handomdraai een persoonlijke brief zonder iedere keer gegevens handmatig te verwerken, met kans op fouten bovendien. Met PowerApps bouw je gemakkelijk een “kaartenbakje” waarin je de gegevens van relaties kunt verwerken. Met “Populate a Microsoft Word template” & Flow “merge” je die gegevens eenvoudig aan elkaar. Bewaar de documenten in SharePoint bibliotheken die u koppelt aan de relaties en contacten voor een archief. We beginnen heel simpel met het mergen van een paar persoonlijke gegevens uit SQL database. Maar met hetzelfde gemak maak je zo contracten en documenten waarin je gegevens vanuit allerlei databases verwerkt. Aan de slag met veel plezier in deze PowerApps cursus!
CONTACTGEGEVENS “MERGEN” MET EEN WORD TEMPLATE
HET IDEE ACHTER DEZE OPZET
In dit voorbeeld gebruiken we voor de PowerApps App een SQL server als datamodel. Met de action “Execute a SQL query” halen we de data op basis van een filter met variabelen uit PowerApps.
Trigger de Flow met een Knop in PowerApps
Definieer de Variabelen om te filteren
Run de SQL query (s)
Populate a Microsoft Word template
Plaats het samenvoeg document in SharePoint
DE UITDAGING
Soms wil je een formeel document in plaats van informeel. Op basis van de gegevens in de database moeten aanhef en titulatuur automatisch worden gekozen. Dat kan bijvoorbeeld door bij een contactpersoon de opties formeel/informeel in de database op te nemen. Dan maakt u gewoon twee verschillende Flows die u vanuit PowerApps triggert. Andere optie is te gaan werken met collections en 1 Flow.
SalesGro
Ter attentie van de heer Blom
Bosscheweg 107
5282 WV BOXTEL
Enkhuizen, zondag 9 augustus 2020
Geachte heer Blom,
SalesGro
Ter attentie van Willem Blom
Bosscheweg 107
5282 WV BOXTEL
Enkhuizen, zondag 9 augustus 2020
Geachte heer Blom, Beste Willem,
PowerApps tutorial hint: Bedenk vooraf welke data u wilt gebruiken in uw template.
Het is natuurlijk wenselijk om verschillende templates te gebruiken. Zoals een afspraak bevestiging of een contract. Haal in de Flow alvast al die data op. Omdat u het aantal Flows in uw App wilt beperken. Uiteindelijk kunt u in de template welke data u wel en niet gebruikt.
EEN WORD SAMENVOEG TEMPLATE MAKEN
Welke Word App gebruiken we voor deze PowerApps tutorial?
Met de Word Online (Business) connector kunt u werken met Word-bestanden in bibliotheken, OneDrive for Business, SharePoint Sites en Office 365 Groups). Voordat u aan de Flow gaat beginnen maakt u eerst een Template dat geschikt is voor het samenvoegen van data. Let op dat u daarvoor gebruik maakt van de desktop versie van Word. De desktop versie van Word beschikt over een “TAB” “DEVELOPER” Maar deze is standaard uitgeschakelt.
Schakel de “Developer” “TAB” aan door te kiezen:
File
Options
Customize Ribbon
Tik de volgende gegevens in uw document:
V1
V2
V3
V4
V5
Omdat we in deze opzet steeds weer dezelfde Relatiegegevens verwerken noemen we de velden V1, V2, V3, V4, V5.
Selecteer een “Samenvoeg veld” en selecteer de Knop “Plain Text Content Control”. Let op dat u ieder veld afzonderlijk selecteert!
Save het Word document als een gewoon Word document op One drive for Business of in een SharePoint Bibliotheek.
U hebt zojuist uw (eerste) samenvoeg Template gemaakt! Nu kunnen we gaan beginnen met het opbouwen van de Flow en het “Populate a Microsoft Word template” gaan “vullen” met de data.
HET BOUWEN VAN DE FLOW
Test elke stap in uw Flow
In deze cases werken we met een relationele database. Aan een relatie kunnen meerdere Contactpersonen worden gekoppeld. Dus filteren we de records op “Relatie” en “Contactpersoon”. In deze stap definieren we de variabelen daarvoor. Dat zijn “Integer” variabele, maar het is goed om elke stap van uw Flow te testen. Zet de variable op “String” om uw Flow te testen. Is uw Flow compleet? Dan zet u deze weer terug naar “Integer”.
Hoe houden we de prestaties hoog?
Neem de “Action” “Excecute a SQL query (V2)” op in uw Flow en bouw uw SQL query. Bijzonder is dat we voor het ophalen van de data maar één bezoek maken naar Flow en Flow ook maar eenmaal de SQL-server aanroept voor alles wat we aan data nodig hebben. Hierdoor zijn de prestaties ongekend goed. Denk er aan dat de velden geen “NULL” waarde bevat! De samenvoeg velden noemen we voor het gemak: V1, V2, V3, V4, V5, omdat het gaat over een repeterende samenstelling.
Nu nemen we het “Populate a Microsoft Word template” op in de Flow. Denk er aan dat u werkt met een “Table” of wellicht een “Array”.
Op het moment dat u het eerste “Merge” item van de query selecteerd uit de “Dynamische Content” wordt “Apply to each” toegevoegd aan de Flow. De anticiperende Flow merkt op dat u met een “Array” of “Table” werkt en voegt automatisch het “Control” “Apply to each” toe. Dat is in deze opzet geen probleem en ook niet uit te sluiten. Neem alle velden op in uw Template. De Template is nu gereed voor gebruik. Uiteindelijk bewaren we de Template met de Data als een Document in een van de SharePoint Bibliotheken.
Let op dat u nu binnen de “Apply to each” actie kiest voor “Add an action”. Met “Create a file” slaan we het document op. Denk er aan dat u een “File Name” maakt met de extentie .docx. We kunnen de Flow nu gaan testen. Testen Completed! Denk aan uw variabelen!
EN DIT IS DAN HET RESULTAAT VAN ONZE POWERAPPS TUTORIAL
Hier is dan ons “Samenvoeg document”. Compleet met Header en Foot.
Natuurlijk kunt u in uw Flow ook in één run de conversie naar een PDF document opnemen indien er verder geen wijzigingen zijn.
Maar de kracht van Templates is dat je werkt met standaard documenten met text die je gamakkelijk kunt aanvullen en wijzigen.
Tenslotte willen we onder iedere brief nog even een persoonlijke noot!
PowerApps tutorial hint: SharePoint bibliotheken & PowerApps integratie.
U kunt vanuit PowerApps met Flow bibliotheken aanmaken in SharePoint, zodat documenten automatisch in het juiste “klanten Archief” terecht komen. Deze bibliotheken kunt u bovendien aanroepen vanuit PowerApps. Op deze wijze kunt u SharePoint en PowerApps mooi laten integereren. Het voordeel van een centraal platform is dat iedereen in de organisatie daarvan kan profiteren en dat Relatiegegevens in één veilige centrale database worden verwerkt. (Volgens de AVG richtlijnen)
Het volgende artikel gaat over “Drag and Drop”. He! Drag and Drop in PowerApps! Maar dat kan toch helemaal niet!
Wil je daar meer van weten? Schrijf je dan nu in om het laatste nieuws over PowerApps te ontvangen.
Pas op: tot onze spijt kan de OPT-IN mail in uw spambox terecht komen.