Nieuwe uitdagingen waar Excel ontwikkelaars voor staan. Nu de regels ten aanzien van veilige cloud en lokale systemen steeds verder aanscherpen, staan ontwikkelaars van apps in bijvoorbeeld Excel of Access voor een nieuwe uitdaging. En gebruikers willen werken met verschillende divices op verschillende locaties. Migreer uw app naar het nieuwe PowerApps platform en u lost in één klap een aantal problemen op!
NIEUWE UITDAGINGEN WAAR EXCEL ONTWIKKELAARS VOOR STAAN
AVG / GDPR / BIR
Met de nieuwe wetgeving is het nog belangrijker gegevens veilig te bewaren en data lekken uit te sluiten.
CLOUDWERKEN
Het nieuwe werken is al helemaal ingeburgerd. Dus willen App gebruikers overal werken.
ALLE SYSTEMEN
Gebruikers van Apps willen graag werken op alle devices zoals IPad & Tablet, als er maar internet is!
Microsoft Excel is nog steeds een favoriet MS Office programma voor het zelf ontwikkelen van krachtige oplossingen voor het kantoor. Maar de ontwikkelaars staan voor een nieuwe uitdaging om de ontwikkelde app, van oorsprong voor de lokale computer en het lan netwerk, te migreren naar de cloud. Met Office 365 en OneDrive ligt een oplossing voor de hand. Met OneDrive kunnen gebruikers over de gehele wereld met elkaar digitale objecten wijzigen, zelfs in een offline situatie. Maar Excel is natuurlijk geen relationele database en voor Multi-user werken mist Excel een aantal belangrijke eigenschapen. Met de gedachte om de Excel oplossing naar de cloud te migreren rijst de vraag; gaan we de huidige oplossing naar de cloud overbrengen of stappen we over naar een ander platform?
In uw bedrijf gebruikt u Excel als Offerte tool een programma voor het calculeren en berekenen van een prijs of een registratie van een inventaris. Met de groei van het aantal gebruikers en het aantal records nemen problemen toe zoals bijvoorbeeld traagheid, een issue waar gebruikers zich behoorlijk aan irriteren! Ook het beheer is een behoorlijke klus geworden, door het succes van de Excel app willen de gebruikers meer functionaliteit, maar de app was ontwikkelt zonder goed na te denken over de architectuur, het was bedacht voor een kleine selecte groep gebruikers. En er bestaat natuurlijk het gevaar dat gebruikers het fundament van een sheet per ongeluk “om zeep” helpt! Nu de Excel app een bedrijfskritische app is geworden wordt goed beheer essentieel.
Wat in eerste instantie als een eenvoudige oplossing, lokaal voor een enkele gebruiker, was ontwikkelt, is uiteindelijk een bedrijfs kritische applicatie geworden. Met een hoeveelheid aan data en gebruikers kan het zich niet meer veroorloven om offline te zijn.
WORST CASE SCENARIO
Een medewerker ontwikkelt op basis van een spreadsheet een “database” met uiteindelijk wel 10.000 regels aan data. Maar tijdens de ontwikkeling en het gebruik ontstaan er toch problemen ook doordat er steeds meer gebruikers aanhaken en het systeem loopt zelfs vast. Omdat de medewerker de problemen niet weet op te lossen stapt hij/zij uiteindelijk toch naar de systeembeheerder. Systeembeheerder zegt; sorry, ik heb het niet gemaakt, ik heb het niet in mijn planning, ik was er niet bij betrokken, het is dus niet mijn probleem! Ik zorg ervoor dat systemen blijven draaien. Bovendien is het geen bedrijfskritisch urgentie of applicatie. Maar de “ontwikkelaar” stapt naar de directie, dit is een systeem dat onze primaire processen ondersteund, dit moet operationeel blijven, systeem beheer moet hier support op geven. Het is tenslotte gemaakt met een van onze business apps, Excel, waar wij mee werken! Uiteindelijk ligt het probleem dan toch op het bordje van de systeembeheerder. Uiteindelijk worden alle onbekende ongecontroleerde individuele initiatieven de verantwoordelijkheid van systeembeheer. Maar hoe ontstaat nu een dergelijke worst case scenario?
Doordat gebruikers een probleem hebben bij het ondersteunen van processen pakken ze de tools die voorhanden zijn, bijvoorbeeld een app uit Office 365. Tools die ongeschikt zijn worden ingezet om data te verzamelen en processen te ondersteunen. Met het groeien van het aantal gebruikers en records worden de uitdagingen groter en ingewikkelder. De basis en het fundament is en blijft zwak en is niet solide genoeg, er is niet goed over nagedacht over de architectuur. Daardoor loopt de systeembeheerder achter de feiten aan en heeft geen goed beeld van de processen die moeten worden ondersteund. Bovendien wordt hij/zij plotseling geconfronteerd met requests, nieuwe gebruikers wensen die dan binnen dat systeem moeten worden opgelost. Maar de issues kunnen nog ernstiger zijn. Een medewerker klopt aan bij de systeembeheerder; onze kritische business oplossing werkt niet meer, waarschijnlijk is de schijf van de pc stuk en we hebben geen backup, kunnen jullie de data van wel 1000 records terug halen en veilig stellen? Nachtmerries! Onwenselijk en bovendien datakillers. Binnen de organisatie kan zo op heel veel plaatsen “scharreldata” ontstaan dat belangrijke informatie kan bevatten van klanten, leveranciers, stakeholders, relaties en partners.
VOORBEELD FORMULIEREN
Verwerken van orders op Ipad en Tablet met bijvoorbeeld 4G verbinding maakt het mogelijk overal te werken aan bijvoorbeeld het verwerken van werkbonnen.
Verwerken van service & support tickets of vragen van klanten in één centraal systeem met een koppeling naar verwerken van orders als het gaat om declarable uren.
Ondersteunen met een desktop app van de processen van een antwoord service bureau.
Met een paar muisklikken iedere maand weer een telling of calculatie maken van de afgelopen maand.
Offertes, Orders verwerken en Facturen maken.
Gegevens van Relaties & Klanten verwerken, Customer Engagement!
MET ONZE COMPLETE MICROSOFT OPLOSSING ACCESS WEBAPPS, POWERAPPS EN POWERBI LOSSEN WE AL DEZE ISSUES IN EEN KLAP OP!
DE OPLOSSING?
Op basis van Access webapps, op eigen servers, Power Apps bouwen we uw Excel oplossing om naar een uiterst robuust en veilige cloudoplossing waarmee u alle geschetste problemen in een klap oplost.
Overal werken als er maar internet is.
Geschikt voor alle divices zelfs door elkaar heen; PC, Ipad, Tablet, Smartphone.
Professionele ondersteuning dus geen zorgen meer over beheer.
Hosting op eigen moderne veilige servers in Nederland.
Inloggen met bijvoorbeeld SMS controle.
Opties voor portaal oplossingen.
PLAN VAN AANPAK?
We ontwikkelen een concept app op basis van gebruikers wensen, maar…
Eerst gaan we natuurlijk een paar stappen terug voordat we de Excel sheets gaan ontleden. Wensen van gebruikers zijn vaak een opeenstapeling van workarounds, dus gaan we eerst de processen onder de loep nemen. Het 1 op 1 overzetten naar een cloudoplossing is geen goede strategie. Met dit concept gaat een gebruiker aan de slag en worden de wensen en eisen verder opgemaakt en uitgewerkt. Zo bouwen we een oplossing dat naadloos aansluit op de wensen van de gebruiker. Geen workarounds meer!
INVESTERING?
Dit alles op basis van een gebruikers abonnement. Geen zware kostbare onboarding trajecten, producten en service op basis van een abonnement dat U rendement oplevert. Natuurlijk is er een initiële investering. We leggen u natuurlijk met heel veel plezier uit wat de voorwaarden zijn en hoe wij dit kunnen aanbieden.
Lokale Apps omzetten naar de cloud is de volgende logische stap nu gebruikers willen werken op elke gewenste locatie en met elk gewenste divice. Delen van informatie en samenwerken wordt immers steeds belangrijker. Daarbij kan ook een platform als SharePoint alle disciplines in uw organisatie efficiënt laten samenwerken. Een platform om digitale informatie te delen en mensen te laten samenwerken en Workflows kunnen bovendien helpen om het e-mail verkeer te reduceren dat in veel organisaties een behoorlijk probleem is. Minder e-mail betekent meer productiviteit en bezuinigen op e-mailverkeer heeft een positief effect op werkzaamheden van mensen. Kortom; het is goed om even verder te denken! Maar maak het geheel niet te complex! Deel een dergelijk project op in een aantal fases die stuk voor stuk eerst succesvol moeten zijn afgerond voordat de volgende fase in gang wordt gezet!
Met handige workflows leiden we gebruikers snel door het programma. Minimaliseren van muisklikken is de belangrijkste wens van gebruikers!
Als u op de hoogte wilt blijven van nieuwe cases, en het kan u vast inspireren, vul dan nu het formulier in en we doen ons uiterste best u zo nu en dan te verassen.