“Efficiëntere bedrijfsvoering, 24-uurs-dienstverlening en nieuwe communicatiekanalen voor personeel en klanten. Apps bieden veel voordelen voor werknemers, klanten én de business. Tegelijkertijd biedt het veel managers kopzorgen. Want hoe kies je de juiste vorm? Aan welke voorwaarden moet het voldoen? Apps die niet worden ondersteund door de ict-organisatie vormen namelijk een beveiligingsrisico. En hoe zorg je dat werknemers of klanten die app ook daadwerkelijk gaan gebruiken in plaats van alternatieven?“
Welke processen gaat de nieuwe Add-in ondersteunen
Komende jaren gaan SharePoint Add-ins, op basis van Office 365 platvorm, steeds meer bijdragen aan de sucessen van organisaties doordat ze werk processen op een eenvoudige manier kunnen optimaliseren en ondersteunen. Soms zijn dat eenvoudige voor de hand liggende processen en is het direct duidelijk dat een Add-in een aanzienlijk voordeel oplevert. Maar als mensen al jaren op een bepaalde manier dingen doen ligt het veranderen niet zo voor de hand. Het kost dan meer energie en tijd om die processen te veranderen.
Vanuit een helicopterview kijken welke processen een stuk handiger kunnen kan wel eens lastig zijn omdat mensen soms een beetje “bedrijfsblind” zijn geworden. Ze zijn immers al zo handig geworden met de “houtje touwtje” oplossingen. Maar het hebben van een leuke Add-in is geen doel op zich. Het is van belang een gedegen strategisch plan te maken hoe een Add-in kan bijdragen in het verbeteren van processen en daarmee het optimaliseren van klant tevredenheid en dienstverlening.
Waarom een Add-in op SharePoint
Net zoals je van een paper-based office een chaos kunt maken, en dus altijd weer op zoek bent naar dat ééne bestand of document… zo kun je ook van de computer een geweldig zoekplaatje maken. Gaat u maar eens na. Een cloud drive, een dropbox, een netwerk drive, lokale drive, tientallen snelkoppelingen naar sites en bestanden en bladwijzers in uw browser. Goed georganiseerd? Volgens mij bent u behoorlijk aan het zappen de gehele dag!
De voordelen van een Add-in op SharePoint, Office 365 zijn glashelder. Vanuit één centraal dashboard heb je alle documenten, digitale bestanden en Add-ins beschikbaar! Met teamsites voor sales, marketing, secretariaat en directie zijn gegevens overzichtelijk maar over de afdelingen heen goed beschikbaar zodat iederen kan profiteren van de juiste informatie. SharePoint Add-ins worden dus volledig geintegreerd in uw werkomgeving.
Hoe gebruiksvriendelijk moet een App zijn
“Medewerkers verwachten dat zakelijke ict hetzelfde gebruiksgemak heeft als de oplossingen die ze thuis gebruiken. Voldoe je niet aan die verwachting, dan zullen ze de app proberen te omzeilen en indien mogelijk naar andere apps en middelen grijpen. Dat is zonde van de investering. Bovendien ontstaat er een schaduw-ict. Dat vormt een bedrijfsrisico doordat die apps niet worden ondersteund door de ict-afdeling en uitgewisselde bedrijfsdata niet goed beveiligd is.”
Standaard Add-in of maatwerk
In de Office store van Microsoft vindt u een breed scala van SharePoint Add-ins. Van handige kleine Add-ins tot geavanceerde CRM en HR oplossingen. Het zijn volwaardige applicaties omdat SharePoint Add-ins niet alleen geschikt zijn voor veel gebruikers maar ook beschikken over een krachtige SQL server als back-end! Er zijn dus al heel veel Add-ons voor Office 365 om de functionaliteit verder te optimaliseren. Maar soms bieden al die standaard Add-ins geen oplossing voor een probleem of sluiten ze niet 100% aan op de gewenste functionaliteit.
Lekker werken zonder workarounds
Workarounds… daar hebt u vast wel eens van gehoord. In de ontwikkeling van software komen we deze term regelmatig tegen. Maar op uw werkplek mag u daar geen genoegen mee nemen. Daar kunt u workarounds maar beter elimineren, geen werkzame mens hoeft zich meer in bochten te wringen om lekker te werken. SharePoint Add-ins zijn gemakkelijk te ontwikkelen, implementeren en te onderhouden. Ook het aanpassen en updaten van een SharePoint Add-in gaat gemakkelijk.
Een lange tijd was maatwerk kostbaar, niet alleen de ontwikkeling maar ook de implementatie. SharePoint Add-ins zijn niet alleen gemakkelijk te ontwikkelen, ze zijn ook nog een snel in te passen in SharePoint. Gebruikers zijn bovendien al helemaal vertrouwd met de interface van Office 365 en dat is natuurlijk een groot voordeel. Gebruikersgemak is een belangrijke voorwaarde voor acceptatie en adoptie!
Het succes van een gebruikte App
“De kans dat de app niet gebruikt gaat worden, is groot als je onvoorbereid begint met ontwikkelen. Door vooraf goed na te denken wie de doelgroep is, op welke behoefte de app moet inspelen en welke alternatieven daar momenteel voorhanden zijn, heb je al de helft gewonnen. Door vooraf ook na te denken over de meest geschikte architectuur voor je app en met welke andere systemen de app moet communiceren en/of integreren, voorkom je dat je investeringen niets opleveren. Ongeacht of je een app creëert die je medewerkers productiever maakt, het klantcontact verbetert of die je businessmodel op zijn kop zet.”
Pieter Schouten (HP)
Alle quotes op deze pagina zijn overgenomen uit de White paper: Hoe ontwerp ik de juiste APP voor mijn organisatie. Gepubliceerd juli 2015.
